Política de Privacidad – OACS

En OACS (en adelante, "OACS", "nosotros" o "nuestro"), nos comprometemos a proteger la privacidad y los datos personales que tratamos en el marco de la prestación de nuestros servicios de software. La presente Política de Privacidad explica de forma clara cómo tratamos los datos personales, nuestros roles conforme a la normativa aplicable, el uso de tecnologías de procesamiento automatizado —incluida inteligencia artificial— y el tratamiento de información anonimizada con fines analíticos.

Esta Política se ha redactado de conformidad con la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) cuando resulte aplicable, así como cualquier otra normativa local correspondiente.

1. Ámbito de aplicación

Esta Política de Privacidad aplica al tratamiento de datos personales realizado por OACS a través de:

• Su sitio web;
• Sus plataformas y soluciones de software (SaaS);
• Las comunicaciones comerciales, contractuales o de soporte.

No se aplica a los tratamientos realizados directamente por los clientes de OACS sobre los datos de sus propios clientes o usuarios finales, respecto de los cuales OACS no determina los fines ni los medios del tratamiento.

2. Roles en el tratamiento de datos

2.1 OACS como Responsable del Tratamiento

OACS actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales que recopila directamente para fines propios, tales como:

• Datos de contacto de clientes y potenciales clientes;
• Datos de usuarios del sitio web;
• Datos de facturación y gestión contractual;
• Comunicaciones comerciales y de soporte.

2.2 OACS como Encargado del Tratamiento

En el marco de la prestación de sus servicios de software, OACS actúa como Encargado del Tratamiento respecto de los datos personales que sus clientes empresariales introducen o gestionan en la plataforma.

En estos casos:

• Los clientes de OACS son los Responsables del Tratamiento;
• OACS trata los datos personales únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del cliente;
• OACS no decide los fines del tratamiento ni utiliza dichos datos para fines propios identificables.

El cliente de OACS es responsable de garantizar que cuenta con una base legal válida —incluidos los consentimientos necesarios— para el tratamiento de los datos personales de sus propios clientes o usuarios finales.

3. Procesamiento automatizado e inteligencia artificial

En el marco de la prestación de sus servicios, OACS podrá emplear tecnologías de procesamiento automatizado de la información, incluidos sistemas de análisis documental, extracción de datos estructurados, clasificación automatizada y herramientas basadas en inteligencia artificial.

Estas tecnologías se utilizan exclusivamente para ejecutar las instrucciones del cliente y prestar los servicios contratados.

El procesamiento podrá implicar el tratamiento de datos personales contenidos en documentos o registros introducidos por el cliente, incluyendo datos identificativos, fiscales, financieros o, en su caso, categorías especiales de datos personales.

4. Responsabilidad del cliente sobre los datos introducidos

El cliente reconoce y acepta expresamente que:

• Es el único responsable de determinar la licitud del tratamiento de los datos personales que introduce en la plataforma.
• Garantiza que dispone de una base legal válida para dicho tratamiento conforme a la normativa aplicable, incluyendo —cuando resulte exigible— el consentimiento previo, expreso e informado de los titulares de los datos.
• Garantiza que ha informado adecuadamente a los titulares de los datos sobre el uso de herramientas tecnológicas, procesamiento automatizado y proveedores externos necesarios para la prestación del servicio.
• Garantiza que, cuando los datos incluyan categorías especiales o datos sensibles (por ejemplo, información financiera, de salud, beneficiarios, identificación fiscal u otros datos especialmente protegidos), ha obtenido el consentimiento explícito o cumple cualquier otro requisito legal necesario para su tratamiento.
• Asume plena responsabilidad por los datos personales que introduzca o trate a través de la plataforma.

5. Indemnidad

El cliente mantendrá indemne a OACS frente a cualquier reclamación, sanción, daño o responsabilidad derivada de:

• La falta de base legal para el tratamiento de los datos introducidos.
• La ausencia de consentimiento válido.
• El incumplimiento de obligaciones de información a los titulares.
• Cualquier tratamiento ilícito de datos personales realizado por el cliente.

6. Subencargados y proveedores tecnológicos

Para la prestación del servicio, OACS podrá apoyarse en proveedores tecnológicos que actúen como subencargados del tratamiento, incluyendo servicios de:

• Infraestructura en la nube.
• Almacenamiento de datos.
• Procesamiento automatizado.
• Análisis documental.
• Inteligencia artificial.
• Comunicaciones y analítica.

Dichos proveedores tratarán los datos exclusivamente siguiendo las instrucciones de OACS y con el único fin de permitir la prestación del servicio contratado.

7. Transferencias internacionales de datos

Cuando los proveedores tecnológicos se encuentren fuera del país del cliente o del titular de los datos, las transferencias internacionales se realizarán conforme a los mecanismos legalmente permitidos por la normativa aplicable.

El cliente autoriza dichas transferencias cuando resulten necesarias para la prestación del servicio.

8. Datos personales tratados

Dependiendo de la relación con OACS, pueden tratarse las siguientes categorías de datos:

• Datos identificativos y de contacto.
• Datos profesionales o empresariales.
• Datos técnicos y de uso.
• Datos introducidos por los clientes en la plataforma.
• Datos contenidos en documentos procesados automáticamente.
• Datos financieros, fiscales o contractuales.
• En su caso, categorías especiales de datos personales bajo responsabilidad del cliente.

9. Finalidades del tratamiento

OACS trata los datos personales para:

• Prestar, mantener y mejorar sus servicios.
• Procesar información conforme a instrucciones del cliente.
• Gestionar relaciones contractuales.
• Soporte técnico.
• Seguridad del sistema.
• Cumplimiento legal.
• Análisis de uso de la plataforma.
• Mejora tecnológica.
• Procesamiento automatizado de documentos.
• Enviarte por correo electrónico nuestro newsletter, novedades sobre Claude e inteligencia artificial y comunicaciones comerciales, cuando te registras para acceder a nuestros recursos. Puedes darte de baja en cualquier momento desde el enlace incluido en cada correo o escribiendo a roberto.ochoa@oacsolutions.io.

10. Uso de datos anonimizados y análisis

OACS podrá anonimizar o agregar datos de forma irreversible. Los datos anonimizados no se consideran datos personales.

Podrán utilizarse para:

• Análisis estadísticos.
• Mejora del servicio.
• Estudios técnicos.
• Métricas de uso.
• Informes agregados.

11. Base legal del tratamiento

Las bases legales incluyen:

• Consentimiento del interesado.
• Ejecución contractual.
• Cumplimiento legal.
• Interés legítimo.
• Instrucciones del responsable del tratamiento (cliente).

12. Conservación de los datos

Los datos se conservarán el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las obligaciones legales correspondientes. Los datos anonimizados podrán conservarse indefinidamente.

13. Seguridad de la información

OACS aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas, incluyendo:

• Control de accesos.
• Cifrado.
• Registro de actividad.
• Protección contra accesos no autorizados.
• Políticas de seguridad internas.
• Medidas de integridad y disponibilidad.

14. Derechos de los interesados

Cuando OACS actúe como Responsable, los interesados podrán ejercer sus derechos mediante:

contact@oacsolutions.io

Cuando OACS actúe como Encargado, deberán dirigirse al cliente responsable correspondiente.

15. Reclamaciones

Los interesados podrán presentar reclamaciones ante la autoridad de control competente.

16. Modificaciones

OACS podrá actualizar esta Política para adaptarla a cambios normativos o tecnológicos. La versión vigente estará disponible en el sitio web.